会议准备是指通过系统性规划与资源调配高效组织会议的过程，其核心目标在于协调部门策略、解决实际问题并确保决策有效落实。该流程需围绕会议目的、时间地点等要素展开，强调运用科学方法提升沟通效率 。
其内涵包含会前筹备、会中执行与会后收尾三个阶段。会前需明确议题、规模及预算等9项核心事项，并配置基础设备与数字化工具适配不同场景需求；会中通过引导讨论节奏、控制发言时长及记录简报保障效率；会后完成文件归档、财务结算等标准化收尾流程，形成完整的组织闭环 。
随着办公技术迭代，会议准备逐渐融合传统工具（黑板、签到簿）与数字设备（镭射笔、摄像器材），在保留书面记录传统的同时，借助信息化手段优化信息呈现与存储形态，形成现代企业协作的基础支撑体系 。
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